Minggu, 12 Februari 2012

Apa itu Manajemen Gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :
  1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
  2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
  3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
  4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di
Manajemen logistik dan Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan.

Jika anda seorang pengelola sebuah gudang perlu memahami perkara ini :
  • Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan.
  • Pemeriksaan/Pengujian Barang.
  • Administrasi Penerimaan Barang.
  • Administrasi Penyimpanan Barang.
  • Akuntansi Persediaan.
  • Konsep inventory control.
  • Administrasi Distribusi Barang.
  • Laporan Sistem Pergudangan.
  • Inventarisasi dan auditing persediaan
  • Pengukuran performansi sistem pergudangan dan distribusi.
  • Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan

Hal - hal yang perlu dikaji lebih lanjut antara lain:
1. Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan.
  • Evolusi sistem manajemen logistik.
  • Siklus manajemen logistik.
  • Pergudangan sebagai Subsistem dalam sistem logistik.
  • Objektif Manajemen logistik dan Pergudangan.
  • Fungsi fungsi manajemen logistik dan pergudangan.
  • Fungsi Pelayanan Sistem logistik dan Pergudangan.
  • Aktivitas gudang
  • Struktur Pergudangan
  • Pemilihan Lokasi Gudang
2. Pemeriksaan/Pengujian Barang.
  • Dasar Pemeriksaan Barang.
  • Destructive dan Non destructive test.
  • Kriteria Pemeriksaan total dan sampling.
  • Penentuan ukuran sample.
  • Penentuan Acceptance Level.
  • Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang.
3. Administrasi Penerimaan Barang.
  • Prasyarat penerimaan barang.
  • Pembentukan team penerimaan barang.
  • Kriteria penerimaan barang.
  • Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang.
  • Dokumen penerimaan barang.
  • Berita Acara Penerimaan Sementara.
  • Berita Acara Penerimaan Barang.
  • Penyusunan laporan transaksi barang.
  • Rekomendasi pembayaran.
4. Administrasi dan Teknik Penyimpanan Barang.

  • Sistem dan Prosedur Penyimpanan Barang.
  • Dokumen yang digunakan untuk penyimpanan barang.
  • Tatacara Pengisian Kartu Barang.
  • Tatacara Pengisian Kartu Administrasi Persediaan
  • Tatacara perhitungan nilai persediaanbarang
5. Teknik Penyimpanan Barang Berukuran Kecil.
  • Aktivfitas unloading barang ukuran kecil.
  • Pengendalian kualitas dan kuantitas.
  • Packaging.
  • Identifikasi produk.
  • Teknik penyimpanan dan pelayanan pelanggan
  • Pengendalian persediaan.
  • Authomatic identification method
6. Pengelolaan barang yang disimpan menggunakan karton (full-case)
  • Manfaat penyimpanan barang menggunakan karton.
  • Order-pick methods.
  • Teknik pengaturan penyimpanan menggunakan karton.
  • Identifikasi posisi karton dan pallet.
7. Akuntansi Persediaan.
  • Peran akuntansi dalam pengelolaan persediaan.
  • Kontrol intern dilihat dari segi organisasi serta sistem dan prosedur administrasi pergudangan.
  • Perhitungan biaya material dengan metoda FIFO (First in First Out), LIFO (Last in First Out), dan AVERAGE.
  • Laporan persediaan yang diperlukan akuntansi.
8. Laporan Sistem Pergudangan.
  • Laporan status persediaan.
  • Laporan Transaksi Barang.
  • Klasifikasi Barang.
  • Statistik Pemakaian Barang.
  • Laporan Perhitungan Inventory Control.
9. Manajemen Pergudangan dan distribusi
  • Konsep dasar Distribution Requirement Planning (DRP).
  • Multi – echelon distribution system
  • Pull system
  • Push system
  • Illustrasi order – point system
  • Solusi order point
  • Base – stock system
  • Illustrasi perhitungan DRP
  • Studi kasus DRP dengan menggunakan Software.
10. Inventory Control Techniques
  • Klasifikasi persediaan.
  • Biaya persediaan.
  • Sistem pengendalian persediaan.
  • Economic order quantity; Reorder point dan Safety Stock untuk Independent – material
  • Fixed order period inventory system
  • Latihan perhitungan optimasi persediaan .
11. Inventarisasi dan auditing persediaan
  • Manfaat inventarisasi persediaan.
  • Teknik inventarisasi persediaan.
  • Inventarisasi total dan inventarisasi sebagian.
  • Laporan Hasil inventarisasi.
12. Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan
  • Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen.
  • Pembentukan Master File Kodifikasi Barang.
  • Pembentukan Master File Persediaan di Gudang.
  • Penentuan Kode Lokasi Barang.
  • Teknik Pencatatan Transaksi Barang.
  • Perbedaan data dan informasi pergudangan.
13. Peragaan software manajemen pergudangan dan distribusi yang mencakup aspek :
  • Penerimaan barang,
  • Administrasi penyimpanan.
  • Pembentukan item master file.
  • Optimasi Persediaan.
  • DRP dan optimasi distribusi barang.
  • Lokasi barang.

0 komentar: